Sok helyen olvastam már mindenféle bonyolult és kevésbé bonyolult rendszereket arra, hogy emberek hogyan kezelik a leveleiket. Korábban nekem is gondjaim voltak vele, több account, rengeteg levél: elfelejtettem válaszolni, megcsinálni, stb. Egy nap meguntam és egy éjszaka ráfordítása alatt kialakítottam a Rendszert!

Szabályok, egyszerűek:

• Mint minden normális ember én is IMAP-ot használok, csak semmi workstation-ön tárolás.
• Minden fontosabb ügyfélnek, folyamatnak egy-egy folder, ha kell fastruktúrában.
• Sokat levelező ügyfeleknek külön folder, automatikus move szabállyal, plusz egy done folder is.
• Alap esetben minden levél az Inboxba érkezik.
• Levelet soha se törlünk!
• Évente a teljes struktúra bekerül egy Archiv200x folder alá.

Tehát megérkezik a levél az Inboxba, el kell döntenem, hogy van-e valami teendőm vele. Ha két percnél kevesebb idő alatt meg lehet csinálni, azonnal megcsinálom, válaszolok és a megfelelő folderbe elhelyezem. Ha ennél több időt vesz igénybe a feladat és épp nem érek rá/nem tudom megcsinálni/be kell valakit vonnom a feladatba, ott hagyom. Ha a levél nem tartalmaz feladatot, szintén a megfelelő folderbe rakom.

Hogy ez miért jó?

Ha rendesen dolgozol, nem tudsz egy teljes levelező ablakot megtöltő levél mennyiséget összeszedni, tehát nem áll fenn a “elscrolloztam, nem látom” veszély. Hamar része lesz a napi rutinnak és gyakorlatilag nem veszítesz túl sok időt.

Hogy miért írtam le? Úgy alakult az életem, hogy jelenleg a “levelező ablak” félig tele van és a hónap végére üresnek kellene lennie.

2007-03-24 20:33 | módszer, személyes, wörk | Peter